Como trazer seus contatos para o CRM (planilha ou WhatsApp)

Para que serve: colocar no CRM as pessoas com quem sua empresa já fala, a partir de uma planilha ou do próprio WhatsApp, sem cadastrar uma por uma.

O que você precisa

• Plano: qualquer um.
• Permissão:
  • Importar planilha, por Listas ou por Contatos, é só do gerente. O vendedor vê o botão Importar em Contatos, mas a importação é recusada.
  • Sincronizar do WhatsApp também é só do gerente. O vendedor vê o botão, mas a sincronização é recusada.
• Antes: uma planilha com uma coluna de telefone com DDD. Para sincronizar, um número conectado por QR code (Como conectar seu WhatsApp).

Roleta de Leads ligada = um negócio por contato novo. Se a roleta estiver Ativada em Configurações → Equipe, cada contato novo importado por Listas vira um negócio na primeira fase do funil padrão, com um vendedor como responsável. Quem já era contato do CRM não ganha negócio. A tela de importação não tem como evitar. Se você quer só trazer a base, desligue a roleta antes de importar e ligue de novo depois (Como distribuir conversas e leads automaticamente). A importação por Contatos e a sincronização do WhatsApp não acionam a roleta.

Passo a passo

1. Escolha o caminho:

   • Listas, para uma planilha CSV ou XLSX que vai virar público de campanha. Guarda de onde vieram os contatos (LGPD) e coloca todos em Leads frios. Siga os passos 2 a 4.
   • Contatos, para uma planilha CSV de clientes que você já atende. Atualiza quem já está no CRM. Siga os passos 5 e 6.
   • Sincronizar do WhatsApp, para puxar a agenda e as conversas do celular conectado por QR code. Siga o passo 7. Item Contatos no menu lateral

2. No menu lateral, clique em Listas. Na aba Importar Planilha, clique em Selecionar Arquivo ou arraste o arquivo. Antes, confira:

   • CSV ou XLSX de até 10 MB. O .xls antigo não é aceito.
   • A primeira linha tem os títulos das colunas. O CRM acha sozinho a coluna de telefone e a de nome.
   • Telefone com DDD. O CRM acrescenta o 55 quando falta. Área para soltar a planilha

3. Preencha Nome da Lista e De onde vieram estes contatos (obrigatório). Escolha a Base legal, por exemplo A pessoa autorizou o contato. Se quiser marcar todos de uma vez, use Aplicar tags em todos os contatos.

4. Clique em Importar Lista. Aparece Lista importada com sucesso!, com quantos entraram e quantos foram ignorados por telefone inválido. Os novos contatos ficam em Contatos, na aba Leads frios. Para mexer nas listas depois, veja Como montar listas de contatos para campanhas.

5. Para importar por Contatos, clique em Contatos e depois em Importar. Na janela Importar contatos, arraste um arquivo .csv ou .txt. As colunas lidas são:

   • telefone (ou phone, celular, numero, whatsapp): obrigatória. Escreva com 55 e DDD, como 5511999999999, porque aqui o número é gravado do jeito que está na planilha;
   • nome, email e empresa: opcionais. Botão Importar em Contatos

6. Em Tipo de importação, escolha Meus contatos (qualificados, que vão para a aba Meus contatos) ou Cold leads (contatos frios, que vão para a aba Leads frios). Clique em Importar. O resultado mostra quantos são novos, atualizados e ignorados. Quem já existia com o mesmo telefone tem nome, e-mail e empresa atualizados. Célula vazia na planilha não apaga o que já estava salvo.

7. Para puxar do celular, em Contatos, clique em Sincronizar do WhatsApp. O CRM traz a agenda, as conversas e os participantes dos grupos do número conectado por QR code. Os contatos entram com a tag WhatsApp e os novos ficam em Leads frios. A sincronização continua mesmo se você sair da tela, mas o aviso com o resultado só aparece para quem fica em Contatos. Rodar de novo traz só quem falta e preenche nomes que estavam vazios. Botão Sincronizar do WhatsApp

Se algo der errado

O que este recurso não faz

• Não tem tela para escolher qual coluna é qual nem prévia antes de importar.
• Não grava colunas da planilha em campos personalizados nem lê coluna de tags.
• Com mais de um número de QR code, a sincronização puxa os contatos de um só deles.
• Não sincroniza número da API oficial.

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