Como funciona o disparo de mensagens de WhatsApp no Rumo CRM
Falar com muitos contatos de uma vez7 min de leitura
Para que serve: entender em uma leitura como uma mensagem sai do Rumo CRM e chega no WhatsApp do cliente, o que precisa estar pronto antes e o que cada recurso (campanha, automação, chatbot) faz de verdade.
O que você precisa
- Plano: qualquer um para campanha, template e atendimento. Regras e cadências de automação são do Business.
- Permissão: o gerente conecta o número e cria template, campanha e automação. O vendedor responde os clientes em Conversas.
- Antes: uma conta do WhatsApp Business na Meta (a WABA) com um número para a API oficial. Sem ela você atende e manda mensagem avulsa pelo QR code, mas não dispara campanha.
O caminho de uma mensagem
1. Canal → 2. Template → 3. Campanha ou automação → 4. Entrega → 5. Resposta no inbox
| Etapa | O que acontece | Onde você vê |
|---|---|---|
| 1. Canal | O número do WhatsApp entra no CRM. Para disparar para uma lista, ele precisa ser da API oficial da Meta: o número aparece no card WhatsApp Cloud API (Meta), com a etiqueta Meta API. | Configurações → Integrações → Canais |
| 2. Template | Passadas 24 horas da última mensagem do cliente, o WhatsApp só aceita uma mensagem modelo aprovada pela Meta. A Meta leva de 24 a 48 horas para analisar. | Configurações → Integrações → Canais, em Templates da Meta |
| 3. Campanha ou automação | A campanha manda o template para todos de uma lista. Regra, cadência e chatbot mandam mensagem quando algo acontece. | Campanhas, Automações e Chatbot |
| 4. Entrega | A Meta aceita, entrega e avisa se a mensagem foi lida ou se falhou. Uma mensagem aceita ainda pode ser recusada depois. | Detalhe da campanha e os sinais ✓ e ✓✓ na conversa |
| 5. Resposta | O cliente responde, a conversa cai em Conversas, a janela de 24 horas abre e o time responde com texto livre. | Conversas |
Qual recurso usar
| Quero... | Use | Funciona no QR code? | Precisa de template aprovado? |
|---|---|---|---|
| Falar com uma pessoa que ainda não me escreveu | Conversas → Nova conversa | Sim | Só na API oficial |
| Avisar um cliente quando algo acontece em outro sistema (pedido enviado, boleto, consulta) | A API, chamada pelo seu sistema (Disparar template pelo seu sistema (API)) | Não: só API oficial | Sempre |
| Mandar a mesma mensagem para uma lista | Campanhas | Não: só API oficial | Sempre |
| Responder sozinho quando o cliente escreve | Chatbot | Sim | Só no bloco Template oficial, depois de uma espera maior que 24 horas |
| Reagir ao funil (lead parado, tag, formulário) | Automações → Regras (Business) | Sim | Não usa template da Meta: manda texto livre |
| Fazer follow-up ao longo de dias | Automações → Cadências (Business) | Sim | Não usa template da Meta: manda texto livre |
QR code ou API oficial
| QR code | API oficial | |
|---|---|---|
| Atender e usar o chatbot | Sim | Sim |
| Disparar campanha | Não | Sim |
| Janela de 24 horas | Não tem | Tem |
| Risco | Conexão não oficial: o WhatsApp pode banir o número | Conexão oficial da Meta |
| Custo por mensagem | Sem cobrança da Meta | A Meta cobra o template, por categoria |
No topo da conversa, no computador, um selo diz o tipo do número: WAB é QR code e META é API oficial. No celular o selo fica escondido; use Configurações → Integrações → Canais.
Para disparar, use a API oficial. O ideal é ter dois números: um oficial para campanhas e atendimento no CRM e outro para a rotina do dia a dia no aplicativo.
As três regras que mais surpreendem
- Janela de 24 horas. Depois de 24 horas sem mensagem do cliente, texto livre não sai na API oficial. Só template. A mensagem da campanha não abre a janela: ela abre quando o cliente responde.
- Template aprovado. A campanha sempre manda um template. Só
{{1}}é preenchido, com o primeiro nome do contato. - Descadastro. Quem manda só "sair", "parar" ou outra palavra de saída entra na blacklist e não recebe mais nada: nem campanha, nem automação, nem chatbot.
Passo a passo
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Veja que tipo de número você tem. Em Configurações, abra Integrações e a seção Canais. O número de QR code fica no card Números de WhatsApp; o da API oficial, no card WhatsApp Cloud API (Meta), com a etiqueta Meta API (só o gerente vê esse card). Em Canais do Inbox, o tipo aparece como Meta Cloud (API oficial) ou uazapi (QR code). Se só tem QR code, o disparo em massa não está liberado: siga Passo a passo: ativar o WhatsApp oficial e fazer seu primeiro disparo.
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Escolha o recurso na tabela "Qual recurso usar". Para falar com muita gente de uma vez, é campanha. Para reagir ao que acontece no funil, é automação.
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Tenha o template aprovado antes de criar a campanha. Em Templates da Meta, o status vai de Pendente para Aprovado ou Rejeitado. Veja Como criar um template do WhatsApp e pedir aprovação da Meta.
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Crie a campanha em Campanhas → Nova Campanha (Como disparar uma campanha pelo WhatsApp oficial). Para regra ou cadência, abra Automações (Como ativar uma automação em 5 passos).
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Acompanhe o resultado. Na campanha, os cards Enviadas, Falharam, Pendentes e Respostas mostram o andamento. Quem responde aparece em Conversas, no mesmo lugar do atendimento do dia a dia.
Se algo der errado
| O que aparece | Por que acontece | O que fazer |
|---|---|---|
| "Nenhum número da API Oficial conectado" | Os números da conta são de QR code | Conecte um número oficial (Como conectar a API oficial do WhatsApp) |
| "Nenhum template aprovado disponível" | A Meta ainda não aprovou o template em todos os números da campanha | Espere a aprovação ou crie outro template |
| A campanha foi, mas muitas mensagens falharam | Pagamento da conta na Meta, número sem WhatsApp, limite de envio ou template com problema | Por que minha mensagem não foi entregue? |
| A regra rodou e o cliente não recebeu nada | Na API oficial, a regra manda texto livre e a janela de 24 horas já tinha fechado | Como ativar uma automação em 5 passos |
O que este recurso não faz
- Não dispara campanha por número de QR code, nem com texto livre: a campanha sempre manda um template aprovado.
- Não deixa escolher o valor das variáveis do template. Só
{{1}}é preenchido, com o primeiro nome do contato. - Regra e cadência não mandam template da Meta. Na API oficial, elas só entregam dentro de 24 horas da última mensagem do cliente.
- Não cobra por mensagem: o Rumo CRM não tem franquia de envio. A Meta cobra o template na conta do WhatsApp Business do número.
- Não garante a entrega: quem decide é a Meta e o WhatsApp do cliente.
Próximos passos
- Passo a passo: ativar o WhatsApp oficial e fazer seu primeiro disparo
- Como ativar uma automação (regra ou cadência) em 5 passos
- Regras e limites do disparo: Meta, janela de 24 horas, descadastro e boas práticas
- Por que minha mensagem não foi entregue?
- Disparar template pelo seu sistema (API)
- Como conectar seu WhatsApp (QR code ou API oficial)
- Como montar listas de contatos para campanhas