Como ativar uma automação (regra ou cadência) em 5 passos
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Para que serve: colocar para rodar sozinha uma regra do funil ("quando acontecer X, faça Y") ou uma sequência de follow-up, e saber o que ela manda pelo WhatsApp e quando não entrega.
O que você precisa
- Plano: Business. Nos outros planos, o item Automações aparece no menu com o selo Plano e leva para a página de planos.
- Permissão: o gerente cria, edita, pausa e exclui. O vendedor só vê.
- Antes:
- O funil montado (Como montar seus funis e as fases).
- Para cadência: a chave de IA ligada (Como ligar a IA do CRM).
- Saber que tipo de número você usa (selo WAB ou META no topo da conversa, no computador; ou, em Configurações → Integrações → Canais, o card Números de WhatsApp para QR code e WhatsApp Cloud API (Meta) para a API oficial), porque isso muda o que a mensagem automática consegue fazer. Veja a tabela abaixo.
Regra ou cadência?
| Regra | Cadência | |
|---|---|---|
| Para que serve | Reagir a um evento: mensagem recebida, negócio parado, tag, formulário | Mandar uma série de mensagens ao longo de dias |
| Gatilho | Vários, como Deal mudou de estágio, Negócio parado numa fase e Cliente sem resposta há 24h | Só a entrada do negócio numa fase do funil |
| O que faz | Mover negócio, criar atividade, etiquetar, mandar mensagem, chamar webhook e mais | Manda o passo pelo WhatsApp, por e-mail ou vira tarefa |
| Onde fica | Aba Regras | Aba Cadências |
O que a mensagem automática entrega
A ação Enviar template da regra e o passo de WhatsApp da cadência mandam texto livre. Não é um template aprovado pela Meta.
| Número | O que acontece |
|---|---|
| QR code (WAB) | A mensagem sai a qualquer hora |
| API oficial (META) | Só sai se o cliente escreveu nas últimas 24 horas. Passado esse prazo a Meta recusa, e o erro fica no Histórico da regra |
Por isso os modelos Follow-up 24h sem resposta e Follow-up automático — lead parado na fase não entregam na API oficial quando o cliente está há mais de 24 horas sem escrever. Para falar com quem sumiu há dias, use uma campanha ou o botão Enviar template na conversa (Como disparar uma campanha pelo WhatsApp oficial). Pela conversa o template só preenche o primeiro nome ({{1}}) e não manda imagem de cabeçalho: escolha um template de texto, só com {{1}}.
Passo a passo
-
Abra Automações. No menu lateral, em Atrair, clique em Automações. A aba Regras abre primeiro. A aba Cadências fica ao lado.
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Defina o gatilho.
- Regra: clique em Modelos para começar de um modelo pronto, ou em Nova regra para criar do zero. Em QUANDO acontecer, escolha o gatilho e, se quiser, limite em E AS CONDIÇÕES forem.
- Cadência: clique em Nova cadência, preencha o Nome e o Objetivo da cadência e escolha a fase em Gatilho — estágio do funil. Todo negócio que entrar nessa fase entra na cadência.
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Defina o que acontece.
- Regra: em ENTÃO executar, escolha uma ou mais ações.
- Cadência: em Passos da sequência, ajuste o Dia e o canal de cada passo (E-mail, WhatsApp, Tarefa ou Automático (IA escolhe)) e use Adicionar passo para incluir mais.
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Teste antes de valer.
- Regra: marque Modo teste (só registra no log, não executa) e clique em Salvar regra. Provoque o evento (por exemplo, mova um negócio de teste de fase) e confira em Histórico o que ela faria. Depois edite a regra e desmarque o modo teste.
- Cadência: não tem modo teste. Antes de criar, troque o Contexto do produto/oferta e os textos até estarem como você quer, e depois clique em Criar cadência. Teste movendo um negócio com o seu próprio número para a fase do gatilho.
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Ative e acompanhe.
- Regra: ela nasce ativa. O selo Ativa ou Pausada no card liga e desliga. O Histórico mostra as 50 últimas execuções, com o que rodou e o que foi pulado.
- Cadência: ela nasce ativa. O card mostra quantos negócios estão "em andamento". Para parar, clique em Pausar.
Se algo der errado
| O que aparece | Por que acontece | O que fazer |
|---|---|---|
| A regra rodou, mas o cliente não recebeu a mensagem | O número é da API oficial e o cliente não escreve há mais de 24 horas. O Histórico mostra a falha | Use uma campanha ou Enviar template na conversa (tabela acima) |
| A regra não fez nada e está com "TESTE" | O Modo teste está ligado | Edite e desmarque o modo teste |
| A regra de Mensagem recebida do cliente não rodou | Um fluxo do chatbot respondeu essa mensagem. Quando o bot responde, as regras de mensagem não rodam | Pause o fluxo ou use outro gatilho |
| O negócio não entrou na cadência | Ele foi criado direto na fase, ou já estava nela antes da cadência existir. Só conta a entrada na fase | Mova o negócio para outra fase e de volta |
| O contato não recebeu o WhatsApp, e nada falhou | O número do contato está na blacklist: o CRM não manda WhatsApp automático (regra, cadência ou chatbot) para quem pediu para sair. O e-mail automático não consulta a blacklist | Veja Como respeitar quem pediu para não receber mensagens. Para parar o e-mail, pause a regra ou a cadência, ou tire o e-mail do contato |
| "Roleta de leads desligada ou sem vendedor ativo" | A ação Atribuir vendedor usa a roleta e ela está desligada | Ligue a roleta ou escolha um vendedor na ação |
O que este recurso não faz
- Não manda template aprovado pela Meta. A regra e a cadência mandam texto livre, que na API oficial só sai dentro de 24 horas da última mensagem do cliente.
- Não manda WhatsApp para grupo, para contato sem telefone real nem para número na blacklist. O e-mail automático (ação Enviar email pro contato da regra e passo E-mail da cadência) não consulta a blacklist: ela vale por número de telefone.
- Não tem regra por horário fixo, como "toda segunda às 9h".
- Não tem tela com o histórico dos passos de uma cadência: o card só mostra quantos negócios estão em andamento.
- A cadência não respeita horário comercial: cada passo sai assim que o prazo vence, a qualquer hora do dia.
- Não coloca um negócio na cadência à mão. Só a entrada na fase inicia.
- Regra de Mensagem recebida do cliente e cadência não leem a resposta quando um fluxo do chatbot responde primeiro.
Próximos passos
- Como criar regras automáticas no funil
- Como montar uma sequência de follow-up que para quando o lead se interessa
- Como funciona o disparo de mensagens de WhatsApp no Rumo CRM
- Regras e limites do disparo: Meta, janela de 24 horas, descadastro e boas práticas
- Como escolher quando o bot começa a responder