Passo a passo: ativar o WhatsApp oficial e fazer seu primeiro disparo
Falar com muitos contatos de uma vez6 min de leitura
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Para que serve: sair de uma conta sem WhatsApp oficial e chegar ao primeiro disparo de campanha, na ordem certa e sem travar no meio.
O que você precisa
- Plano: qualquer um. A API oficial, os templates e as campanhas estão no Essencial, no Pro e no Business. No Essencial, o único número do plano pode ser o oficial.
- Permissão: só o gerente.
- Antes:
- O dono do Portfólio empresarial da sua empresa na Meta (o Business Manager), com razão social, CNPJ, site e dados de contato. A Meta usa esses dados para validar o negócio.
- A conta do WhatsApp Business (WABA) com o número que vai ser o oficial.
- Uma lista de contatos que autorizaram receber mensagem da sua empresa (consentimento, LGPD).
Escolha o número antes de começar
O número da API oficial atende e dispara pelo CRM. Existem dois caminhos:
| Caminho | Quando usar | O que muda |
|---|---|---|
| Número novo | A empresa ainda não decidiu qual número será o oficial, ou quer manter o atual no aplicativo | O número atual continua como está, sem interrupção. O novo vira o canal de campanhas e de atendimento no CRM |
| Migrar o número atual | A empresa quer usar o número que os clientes já conhecem | A virada é combinada com o time Rumo, com acesso ao número. O histórico do aplicativo não vem para o Rumo CRM: salve antes o que for importante |
A recomendação é ter dois números: um oficial para campanhas e atendimento no CRM, e outro para a rotina que ainda precisa do aplicativo. O QR code não é uma conexão oficial e não deve ser usado para campanha em massa. Aliás, o CRM bloqueia: campanha só sai por número oficial.
A Meta analisa o nome de exibição do número. Reserve alguns dias: a aprovação não é automática nem garantida.
Passo a passo
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Fale com o time Rumo antes de conectar (Como tirar dúvidas e falar com o suporte dentro do CRM). Se o token do número for de um app próprio da sua empresa na Meta, as respostas dos clientes não chegam ao CRM sem a configuração do time Rumo. O CRM não pede a sua senha do Facebook: a conexão usa só o WABA ID, o Phone Number ID e o Access Token, que você gera na sua conta da Meta.
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Conecte o número. Em Configurações, abra Integrações e a seção Canais. No card WhatsApp Cloud API (Meta), o número aparece com os selos Meta API e Conectado. Clique em Testar para ver o nome verificado e a nota de qualidade. O passo a passo da conexão está em Como conectar a API oficial do WhatsApp.
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Ligue o número ao inbox. No card Canais do Inbox, clique em Adicionar canal, escolha Meta Cloud (oficial) e a aba Número já conectado, selecione o número e clique em Conectar canal. Sem este passo, as respostas dos clientes não entram em Conversas.
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Crie o template. No card WhatsApp Cloud API (Meta), ao lado de Templates da Meta, clique em Criar Template. Escolha a Categoria (Marketing para oferta e prospecção), dê o Nome do Template (letras minúsculas, números e underscore), escreva o Corpo da mensagem e clique em Criar Template. Use no máximo uma variável,
{{1}}, no lugar do nome (Como criar um template do WhatsApp e pedir aprovação da Meta). -
Espere a aprovação. O template fica Pendente e a Meta leva de 24 a 48 horas para responder. Quando ele vira Aprovado, está pronto para a campanha. Se virar Rejeitado, o motivo aparece embaixo do nome: ajuste o texto e crie outro template com outro nome.
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Monte a lista. No menu, clique em Listas e importe a planilha: em Selecionar Arquivo escolha o arquivo, preencha De onde vieram estes contatos e a Base legal e clique em Importar Lista (Como montar listas de contatos para campanhas). Para o primeiro teste, use a aba Criar Lista Vazia com você e dois colegas, e só depois dispare para a base inteira.
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Crie a campanha. Em Campanhas, clique em Nova Campanha e siga as etapas:
- Lista: preencha o Nome da Campanha, escolha a Lista de Contatos e clique em Próximo.
- WhatsApps: marque o número oficial. Só aparecem números da API oficial.
- Template: clique no cartão do template aprovado.
- Configuração: se quiser, ligue o Horário de envio (ex.: 09:00 às 18:00) ou o Agendar Campanha.
- Revisar: confira a Estimativa Meta Brasil e clique em Criar campanha.
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Acompanhe. Sem agendamento, a campanha começa na hora e fica Enviando. Em Campanhas, abra a campanha e leia os cards Enviadas, Falharam, Pendentes e Respostas. Quem responde cai em Conversas, onde o time conversa com texto livre por 24 horas (Como acompanhar o resultado da campanha e reenviar as falhas).
Se algo der errado
| O que aparece | Por que acontece | O que fazer |
|---|---|---|
| "Nenhum número da API Oficial conectado" | Os números da conta são de QR code | Conecte um número oficial (passo 2) |
| "Nenhum template aprovado disponível" | O template ainda está Pendente ou não existe em todos os números da campanha | Espere a aprovação, ou crie o mesmo template na conta de cada número |
| O botão Criar Template não aparece | Não há número da API oficial conectado | Volte ao passo 2 |
| "O plano Essencial inclui 1 WhatsApp. Faça upgrade para o Pro ou Business para conectar até 10 números." | O Essencial já tem 1 número, de QR code ou oficial | Troque o número ou mude de plano (Como mudar de plano e ajustar o número de assentos) |
| Cartão do template cinza: "Usa {{2}}: não disponível em campanha" | O template tem variável além de {{1}} | Crie um template com no máximo {{1}} |
| Muitas mensagens em Falharam | Pagamento da conta na Meta, número sem WhatsApp ou limite de envio | Por que minha mensagem não foi entregue? |
O que este recurso não faz
- Não conecta pelo login do Facebook: a conexão usa WABA ID, Phone Number ID e Access Token, e é feita junto com o time Rumo.
- Não traz as conversas antigas do número nem o histórico do aplicativo. Só entram as mensagens que chegam depois da conexão.
- Não manda teste: a campanha vai para todos da lista. Por isso, o primeiro disparo vai para uma lista pequena.
- Não permite editar uma campanha criada. Para mudar a lista, o template ou a data, exclua e crie outra.
- Não acelera a análise da Meta nem garante a aprovação do template ou do nome de exibição.
- Se a Distribuição de leads estiver em Automático, cada contato novo importado vira um negócio no funil. Para só disparar, mude para Manual antes de importar (Como montar listas de contatos para campanhas).